Version 1.0 · Gældende fra 5. september 2026

1. Dataansvarlig

Tolk Alliancen
CVR-nr. 44287587
E-mail: info@tolkalliancen.dk

Har du spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til at skrive til os på ovenstående e-mail.

2. Når du kontakter os eller bestiller tolkning

Når du udfylder en formular på hjemmesiden eller skriver til os på e-mail, behandler vi de oplysninger, du giver os: navn, organisation, e-mail, telefonnummer, eventuelt EAN-nummer samt oplysninger om opgaven (dato, varighed, sprog, tolkeform, adresse ved fremmøde og din beskrivelse af opgavens ramme).

Formål: At besvare din henvendelse, afklare muligheder og vilkår, planlægge og gennemføre tolkeopgaven samt fakturere.

Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af en aftale eller skridt forud for en aftale) og litra f (vores legitime interesse i at besvare henvendelser og drive vores virksomhed).

Vigtigt: Send ikke CPR-numre, helbredsoplysninger eller andre følsomme oplysninger om dig selv eller andre via formularer eller almindelig e-mail. Er det nødvendigt at dele sagsoplysninger, aftaler vi en særskilt sikker kanal.

3. Når du henvender dig som tolk

Udfylder du formularen “Bliv tolk” eller sender os dine oplysninger, behandler vi navn, kontaktoplysninger, bopæl, sprog og dialekter, erfaring, uddannelse og certificeringer, tolkeform, geografiske muligheder samt CV og øvrige oplysninger, du selv giver os.

Formål: At vurdere, om der er grundlag for et samarbejde, og at kontakte dig om konkrete opgaver.

Retsgrundlag: Artikel 6, stk. 1, litra b (skridt forud for en aftale) og litra f (vores legitime interesse i at rekruttere tolke).

Opbevaring: Fører henvendelsen ikke til et samarbejde, sletter vi dine oplysninger senest 6 måneder efter, at dialogen er afsluttet, medmindre du giver samtykke til, at vi gemmer dem længere. Indgår vi et samarbejde, opbevares oplysningerne, så længe samarbejdet består, og herefter i det omfang, bogføringsloven kræver det.

4. Personoplysninger under tolkeopgaver

Under en tolkeopgave kan tolken blive bekendt med personoplysninger om de personer, der tolkes for – herunder følsomme oplysninger som helbred, sociale forhold eller oplysninger i straffesager. Disse oplysninger tilhører vores kunde (fx en kommune, et hospital, en advokat eller en anden organisation), som er dataansvarlig for dem.

Tolk Alliancen og vores tolke behandler kun sådanne oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at gennemføre tolkningen, og efter instruks fra kunden. Vi registrerer ikke indholdet af det tolkede. Til brug for planlægning og fakturering noterer vi alene opgavens dato, varighed, sprog, tolkeform og sted – ikke oplysninger om den person, der tolkes for. Alle vores tolke er underlagt tavshedspligt. Hvor det kræves, indgår vi en databehandleraftale med kunden.

5. Fakturering og bogføring

Kontakt- og faktureringsoplysninger samt oplysninger om leverede opgaver opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, oplysningerne vedrører, jf. bogføringsloven. Retsgrundlaget er artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse).

6. Hjemmesiden, cookies og sikkerhedslogning

Hjemmesiden anvender kun teknisk nødvendige cookies, der kræves for, at siden og formularerne fungerer. Vi anvender ikke cookies til statistik, analyse eller markedsføring. Ændrer vi det, vil du blive bedt om samtykke først.

Af hensyn til sikkerheden logger vores webserver og sikkerhedssoftware tekniske oplysninger som IP-adresse, tidspunkt, browsertype og de sider, der tilgås. Oplysningerne bruges udelukkende til at beskytte hjemmesiden mod misbrug og angreb og slettes automatisk efter kort tid. Retsgrundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i IT-sikkerhed).

7. Hvem deler vi oplysninger med?

Vi videregiver ikke dine oplysninger til tredjeparter til deres egne formål. Oplysninger kan blive delt med:

• Tolke tilknyttet Tolk Alliancen – alene de oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre en konkret opgave. Tolkene er underlagt tavshedspligt.
• IT-leverandører (webhosting, e-mail, backup og formularsystem), der behandler oplysninger på vores vegne som databehandlere og efter databehandleraftale.
• Revisor og offentlige myndigheder, hvor vi er forpligtet til det efter lovgivningen.

Vi tilstræber, at oplysninger behandles inden for EU/EØS. Anvendes en leverandør uden for EU/EØS, sker det kun på et gyldigt overførselsgrundlag, fx EU-Kommissionens standardkontrakter.

8. Hvor længe gemmer vi oplysningerne?

• Henvendelser, der ikke fører til en aftale: slettes senest 12 måneder efter sidste kontakt.
• Kundeforhold: så længe samarbejdet består, og herefter 5 år jf. bogføringsloven.
• Henvendelser fra tolke: senest 6 måneder efter afsluttet dialog, medmindre der indgås et samarbejde.
• Sikkerhedslogs: kortvarigt, typisk op til 30 dage.

9. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, at få urigtige oplysninger rettet, at få oplysninger slettet, at få behandlingen begrænset, at gøre indsigelse mod behandlingen og – i visse tilfælde – at få udleveret dine oplysninger i et struktureret format (dataportabilitet). Bygger en behandling på dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage; det påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket inden tilbagekaldelsen.

Vil du gøre brug af dine rettigheder, skriver du til info@tolkalliancen.dk. Vi svarer hurtigst muligt og senest inden for en måned.

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine oplysninger på. Se www.datatilsynet.dk.

10. Sikkerhed

Vi beskytter dine oplysninger med krypteret forbindelse (HTTPS), adgangsbegrænsning, sikkerhedsovervågning og løbende backup. Adgang til oplysninger er begrænset til de personer, der har brug for dem for at løse opgaven, og alle er underlagt tavshedspligt.

11. Ændringer

Vi opdaterer denne privatlivspolitik, når det er nødvendigt. Den gældende version findes altid på denne side.